Una base de datos es el conjunto de datos informativos organizados en un mismo contexto para su uso y vinculación. Se le llama base de datos a los banco de información que contienen datos relativos a diversas temáticas y categorizados de distinta manera, pero que comparten entre si algún tipo de vinculo o relación que busca ordenarlos y clasificarlos en conjunto.
Una base de datos puede ser de diverso tipo, desde un pequeño fichero casero para ordenar libros y revistas por clasificación alfabética hasta una compleja base que contenga datos de índole gubernamental en un Estado u organismo internacional. Recientemente, el término base de datos comenzó a utilizarse casi exclusivamente en referencia a bases construidas a partir de software informático, que permiten una más fácil y rápida organización de los datos. Las bases de datos informáticas pueden crearse a partir de software o incluso de forma online usando Internet. En cualquier caso, las funcionalidades disponibles son prácticamente ilimitadas.
Partes de una base de datos de Access
En las secciones
siguientes, se describen brevemente los componentes de una base de datos de Access típica. Para obtener más información acerca de cada componente.
- Tablas
- Formularios
- Informes
- Consultas
Tablas
Una tabla de una base de datos es
similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los datos se almacenan
en filas y columnas. Como consecuencia, normalmente es bastante fácil importar
una hoja de cálculo en una tabla de una base de datos. La principal diferencia
entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y hacerlo en una base de datos
es la forma de organizarse los datos.
Formularios
Los formularios se conocen a veces como
"pantallas de entrada de datos". Son
las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo,
contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una
base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las
tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar
formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas.
Informes
Los informes sirven para resumir y
presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe responde a una
pregunta específica, como "¿Cuánto dinero se ha facturado por cliente este
año?" o "¿En qué ciudades están nuestros clientes?" Cada informe
se puede diseñar para presentar la información de la mejor manera posible.
Consultas
Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una
base de datos. Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su función más
común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que desea ver
suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede
verlos en una sola hoja de datos. Además, puesto que normalmente no desea ver
todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para
"filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee. Las
consultas a menudo sirven de origen de registros para formularios e informes.
